Esensi Makrab dalam Sebuah Organisasi

Malam keakraban atau yang sering kita kenal dengan singkatan makrab adalah sebuah kegiatan yang sering diadakan oleh beberapa atau sekelompok orang dalam sebuah organisasi dan biasanya bertujuan untuk pengakraban. Lantas yang menjadi pertanyaan adalah siapa yang akan diakrabkan, bagaimana proses atau seperti apa bentuk pengakrabannya, kenapa harus diakrabkan dan tujuan setelah diakrabkan itu apa? Kapan dan di mana idealnya makrab diadakan?

Kita mengambil contoh dari sebuah organisasi IMPP Jogjakarta. Sebuah organisasi kedaerahan yang mewadahi pelajar dan mahasiswa yang pernah atau sedang tinggal atau mengenyam pendidikan di kota Pemalang kemudian melanjutkannya ke kota Yogyakarta.

Malam Keakraban IMPP Jogjakarta 2014 - dengan Tema Camp Accoustic
18 April 2014, Kebun Buah Mangunan Imogiri

Why Makrab ?:

Pertanyaan 'kenapa' adalah hal yang akan menjadi landasan dasar yang melatarbelakangi kenapa acara makrab harus diadakan oleh sebuah organisasi. Tentunya sebuah organisasi belum bisa bahkan tidak bisa dikatakan sebagai organisasi jika orang-orang yang di dalamnya tidak memahami organisasi di mana mereka tergabung di dalamnya dan tidak saling mengenal masing-masing anggotanya.

Mungkin, bukan karena tidak ingin saling mengenal tetapi bisa jadi tidak memiliki kesempatan atau waktu untuk saling mengenal dan berinteraksi lebih dalam satu sama lain. Meskipun sudah saling mengenal, kedekatan personal antar pengurus dan anggota perlu ditanamkan dan dijaga sejak dini. Karena hal ini nantinya akan mempengaruhi kinerja masing-masing anggota dalam pelaksanaan program kerja organisasi terkait.

Maka dari itu makrab sangatlah perlu diadakan sebagai wadah atau media untuk mengakrabkan organisasi itu sendiri berserta orang-orang yang ada di dalamnya.

What the Purpose?:

Perlu ditegaskan sejak awal bahwa makrab berbeda dari piknik bersama. Karena sebagian kita bisa jadi masih keliru dalam mengaktualisasikan esensi makrab itu sendiri ke dalam bentuk kegiatan. Sebagian masih cenderung menilai makrab adalah sebagai ajang bersenang-senang bersama agar menjadi lebih akrab.

Sejatinya makrab adalah bentuk kegiatan di mana sebuah organisasi mengenalkan dirinya kepada anggota dan calon anggotanya secara interaktif dan dikemas dalam bentuk kegiatan non formal yang menarik serta menyenangkan. Sehingga diharapkan pengurus lama bisa memperkenalkan organisasinya secara menarik dan menguatkan keberminatan para pesertanya untuk bergabung menjadi pengurus harian organisasi selanjutnya. Dengan kata lain malam keakraban bisa dikatakan sebagai malam kaderisasi yang dikemas penuh dengan keakraban.

Who They are?:

Siapa sajakah yang dilibatkan dalam acara makrab ini? Tentunya para pengurus organisasi, anggota dan para calon pengurus organisasi tersebut. Di mana para pengurus adalah yang menginisiasi atau panitia penyelenggara yang menyusun keseluruhan persiapan hingga pelaksanaan acara makrab organisasi. Sedangkan anggota atau para calon pengurus organisasi sebagai peserta yang menjadi sasaran utama makrab organisasi.

When & Where It Can be Released ?:

Sebelum menentukan di mana idealnya makrab diadakan, yang perlu dipertimbangkan adalah waktu penyelenggaraanya. Kita perlu memperhatikan kondisi cuaca dan menetukan hari persiapan dan pelaksanaan makrab menyesuaikan dengan jadwal atau waktu luang dominan para calon peserta agar jumlah peserta atau anggota yang hadir memenuhi target kuantitatif yang diharapkan. Biasanya akhir pekan atau pada saat hari libur.

Selain itu, mengingat sebagai contoh penyelenggaraan makrab dari organisasinya adalah IMPP Jogja, maka untuk menarik minat para anggotanya, waktu ideal persiapan makrab adalah seusai program kerja MUBES IMPP Jogja di mana sasaran peserta utamanya adalah mahasiswa baru diseluruh perguruan tinggi Yogyakarta yang berasal dan pernah mengenyam pendidikan di Pemalang dan sasaran tambahannya adalah semua pelajar dan mahasiswa angkatan berapapun di Yogyakarta yang berasal dan pernah mengenyam pendidikan di Pemalang entah sebagai alumni kepengurusan atau anggota organisasi sebelumnya yang aktif ataupun tidak aktif.

Kemudian pelaksanaannya secara ideal, sebelum program kerja IMPP JCA diadakan karena beberapa bagian dari rangkaian acara (Fun Training - Keorganisasian) di dalam makrab IMPP Jogja itu sendiri adalah bentuk secara tidak langsung pembekalan atau kaderisasi para pesertanya untuk mempersiapkan diri menjadi panitia volunteer acara atau kegiatan pada proker selanjutnya dan bekal keorganisasian untuk pengurus selanjutnya yang akan dibentuk dan dilantik pada saat MUBES IMPP Jogja.

Setelah menentukan waktu penyelenggaraan yang ideal, selanjutnya adalah menentukan tempat atau lokasi yang ideal untuk makrab. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah keadaan di lokasi apakah fasilitas yang ada mendukung keberlangsungan rangkaian acara yang ada, waktu atau jarak tempuh para peserta menuju lokasi, serta biaya yang diperlukan untuk menggunakan lokasi tersebut.

How Get It Done?:

Ada dua hal utama yang harus disusun secara detail tentang bagaimana proses penyelenggaraan makrab yaitu persiapan dan pelaksanaannya. Persiapan paling utama adalah membentuk panitia penyelenggara makrab yang mempersiapkan kebutuhan acara mulai dari menyusun proposal, menentukan waktu, tempat, merinci biaya, logistik (fasilitas, konsumsi & peralatan), transportasi (rute menuju lokasi), publikasi (distribusi poster/broadcast acara, tiketing), hingga menyusun bentuk rangkaian acara dalam pelaksanaan makrab.

Pelaksanaanya maksimal 2 hari 1 malam. Di mana salah satu rangkaian acara intinya adalah tentang keorganisasian di mana peserta diperkenalkan kembali secara interaktif tentang profil organisasi, struktur organisasi & jobdescnya masing-masing, bagiamana cara melaksanakan program kerja prestatif yang telah terlaksana. Kemudian diikuti dengan game atau permainan simulasi berorganisasi di mana masing-masing panitia memandu para peserta di hadapkan dengan studi kasus dibuat perkelompok untuk simulasi melaksanakan sebuah kegiatan atau acara. Rangkaian acara selanjutnya disesuaikan dengan tema yang diusung serta tergantung kreatifitas panitia dalam menyusun bentuk acara.

Others:

Apakah pelaksanaan makrab perlu pendanaan sponsorship? Ini opsional saja, mengingat keterbatasan waktu untuk mencari sponsor kecuali jika organisasi terkait sudah memiliki donatur rutin. Apalagi makrab adalah acara internal.

Apakah fasilitas tambahan yang kira-kira bisa menambah minat peserta untuk ikut? Stationary kit (balpoin, blocknote, dll), tiker, kaos atau lainnya bagi sejumlah peserta pendaftar pertama (misal 50).

Apa contoh lain susunan acara yang menarik selain acara inti tentang keorganisasian? Misalkan public speaking booster. Di mana peserta di tunjuk secara acak untuk kemudian maju memperkenalkan diri dan menyampaikan gagasan atau pendapatnya tentang isu-isu tertentu dalam bentuk orasi atau open mic stand up comedy.

Sebenarnya ada banyak sekali gagasan menarik terkait penyelenggaraan makrab tergantung dari kreatifitas organisasi itu sendiri dan yang terpenting adalah tanpa harus menghilangkan esensi utama makrab itu sendiri yaitu kaderisasi kepengurusan secara menarik dan interaktif non formal.

NB : Artikel ini menjadi salah satu referensi penyusunan SOPK (standar operasional prosedur keorganiasian) IMPP Jogja. Baca : Yuk! Mari Berorganisasi :D